Seasonal Booking Workflow

Cuando arrancamos con las catas guiadas y las presentaciones de botellas, las reservas llegaban por mensaje directo, por teléfono y a veces por un papel en la barra. Cada canal tenía su propia lógica y el resultado era siempre el mismo: cupos que se pisaban, grupos que esperaban de más y una planilla que nadie quería actualizar.

El proyecto consistió en ordenar ese desorden sin romper la dinámica del local. No buscábamos una plataforma gigante ni un sistema de gestión complejo. Necesitábamos algo que funcionara igual de bien desde el teléfono de la barra y desde la cocina, y que le diera al cliente una confirmación clara sin depender de que alguien contestara a tiempo.

La primera decisión fue definir qué tipos de reserva existían realmente: catas guiadas con cupo fijo, presentaciones de botellas con entrada libre pero con límite de mesas, y maridajes con menú cerrado que requerían aviso previo a cocina. Cada uno tenía una lógica distinta y no tenía sentido meterlos en el mismo molde.

El flujo quedó dividido en tres pasos concretos:

• Selección del evento y verificación de cupo disponible en tiempo real, sin depender de una planilla externa.
• Confirmación inmediata con los datos del grupo y un recordatorio automático 24 horas antes, que reduce los ausentes sin necesidad de llamar uno por uno.
• Pase a cocina solo cuando la reserva está confirmada, con la cantidad exacta de personas y las restricciones alimentarias anotadas en el mismo registro.

La parte más difícil no fue la tecnología, sino acordar los criterios con el equipo. La barra quería flexibilidad para sumar gente de último momento; cocina necesitaba números cerrados para no desperdiciar insumos. La solución fue un umbral intermedio: las catas y los maridajes cierran su cupo 12 horas antes, mientras que las presentaciones de botellas mantienen un margen de mesas libres hasta dos horas antes del evento.

El resultado se nota en la operación diaria. Las confirmaciones llegan solas, el equipo sabe exactamente cuántas personas esperar y los clientes reciben la misma información sin importar por qué canal reservaron. El sistema no reemplaza el trato directo con el cliente, pero libera tiempo para lo que sí importa: explicar una stout de café, recomendar un maridaje o abrir una botella nueva en la barra.